Qui sommes-nous ?
Une équipe pluridisciplinaire avec une harpe de compétences.
Mahela Bouer
Une spécialiste des associations et des syndicats : compréhension fine des enjeux politiques, territoriaux et sectoriels.
Morgane Thomas
Une experte en communication : visibilité, image, valorisation des adhérents, circulation stratégique de l'information.
Christelle Hatik
Une experte en organisation : optimisation des process internes, gestion opérationnelle, planification et suivi de projets.
Ensemble, nous assurons le travail d’une chargée de mission senior, à moindre coût et sans les contraintes d’embauche d’un salarié. Nous agissons dans l’ombre des président(e)s bénévoles pour faire briller leur structure.
Notre mission
Chez Kyokai, nous luttons contre la démotivation et la surcharge des dirigeants bénévoles d’associations et de syndicats professionnels à La Réunion. Nous nous chargeons de structurer, organiser et animer la vie associative et syndicale pour que les dirigeants puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment : la représentativité, le lobbying et la défense des intérêts de leur filière.
Avant, nos clients passaient leurs soirées à courir après les PV, les cotisations, les mails en retard, les communiqués et les échéances oubliées.
Après, tout est fluide : les documents sont validés, les échéances anticipées, les réunions préparées. Ils gardent la main… sans la charge de travail.
Vous portez tout. Nous portons avec vous.
Être président bénévole d’une association ou d’un syndicat professionnel, c’est souvent être seul à tout gérer et malheureusement :
Les projets n’avancent pas,
Les réunions sont organisées à la va vite,
Les adhérents se désengagent,
Les mails ne sont pas gérés et restent sans réponses,
La structure n'est plus conviée aux réunions sectorielles et institutionnelles importantes,
Le bien-fondé de la structure n'a plus lieu d'être.
Forcément, la motivation s’effrite au fil du temps et le sentiment d’efficacité s’éteint.
Nous intervenons avant que cela ne se produise.
Structuration interne : Nous mettons en place des process simples, des suivis réguliers et une organisation claire pour alléger la charge du bureau et du conseil d’administration.
Visibilité institutionnelle : Nous assurons la présence et la représentativité de la structure auprès des décideurs publics, des médias et des partenaires locaux et nationaux.
Valorisation des adhérents : Nous renforçons la fierté d’appartenance et l’attractivité de la structure pour attirer de nouveaux membres et asseoir un lobbying de poids.
Parce qu’en accompagnant les associations et syndicats réunionnais, nous contribuons à la structuration des filières locales et à la performance de leurs entreprises membres.
Nous voulons avoir impact durable auprès de nos clients ainsi que leurs adhérents.
Nos formules d’accompagnement
Nous fonctionnons avec un système de crédit-temps annuel, adapté à vos ambitions et à vos besoins, avec un tarif dégressif selon le volume horaire convenu.
Cette approche permet une souplesse totale car vous ne payez que le temps réellement travaillé, sans les charges sociales, les congés ni les contraintes d’un salarié.
C’est l’efficacité d’une équipe complète, aussi expérimentée qu'experte, au coût maîtrisé d’un seul poste.
🎯Résultat : une présidence sereine, une gouvernance claire, une structure qui avance.
Vos adhérents sont valorisés, vos actions reconnues, et votre structure devient une référence de votre secteur d'activité.
Ils nous ont fait confiance !
Et ils seront prêts à en témoigner de vive voix lors d'un appel téléphonique pour vous assurer que nous sommes bien les professionnelles dont votre organisation a besoin ou non.
Vous avez fait le plus dur. Laissez-nous prendre le relais.
👉 Prochaine étape : Prenez rendez-vous pour un diagnostic offert de vos besoins (appel vidéo). Nous ferons ensemble le point sur les priorités et les actions à mettre en place.
Ensuite, nous reprenons le fil :
Vous recevez un mail récapitulatif de vos besoins.
Nous planifions un rendez-vous commun avec le Bureau de votre structure (via Doodle).
Nous vous envoyons le devis et les CGV pour validation par le Conseil d'Administration.
Puis nous organisons l'appel vidéo pour ajuster, valider et planifier la mission annuelle.
Et enfin, tout s’enchaîne naturellement : transfert des dossiers, passation des accès, suivi des actions, organisation de vos événements (réunions, rencontres...), gestion des mails, rédaction des comptes-rendus... Vous retrouvez de la clarté, du temps et du souffle.
Foire aux questions
Le Bureau (Président, Trésorier, Secrétaire) garde toujours la main sur les décisions, les orientations stratégiques et les validations officielles.
De notre côté, nous préparons, structurons et mettons en œuvre :
Rédaction des documents et comptes rendus,
Organisation des réunions,
Suivi et réalisation des décisions,
Communication avec les adhérents et partenaires,
Gestion administrative et logistique.
👉 En résumé : le bureau décide, Kyokai exécute et anticipe.
Le Président retrouve son rôle politique et représentatif, sans la charge du quotidien.
Une OBM travaille généralement pour des entrepreneurs individuels ou des TPE dans une logique digitale (gestion d’équipe, automatisation, marketing).
Chez Kyokai, nous intervenons dans le milieu associatif et syndical, où les enjeux sont institutionnels, politiques, relationnels et économiques.
Notre mission n’est pas de “gérer un business”, mais d’assurer le bon fonctionnement d’une organisation collective : gestion administrative, communication, plaidoyer, suivi d’actions, coordination des instances, etc.
Nous faisons fonctionner la structure comme une entreprise, mais au service d’un mandat collectif et bénévole.
Nous assurons la gestion opérationnelle et stratégique quotidienne, mais jamais la gouvernance.
Les décisions politiques, financières ou statutaires restent la responsabilité du bureau et du conseil d’administration.
En revanche, nous préparons, animons et suivons toutes les actions pour que les décisions soient prises en connaissance de cause, rapidement et sereinement.
C’est notre spécialité.
Notre équipe s'imprègne très rapidement de votre jargon technique, de vos problématiques spécifiques et de votre dynamique avec les relations internes et extérieures. Nous avons déjà accompagné plusieurs structures professionnelles locales. Leurs présidents peuvent témoigner de la qualité de notre accompagnement au besoin. Nous vous mettons en contact à cet effet. Nous intégrons votre univers comme si nous en avions toujours fait partie.
Parce que nous offrons :
Une équipe complète (communication, organisation, stratégie) pour le coût d’un seul poste,
Aucune charge sociale, administrative à gérer,
Pas de congés payés à prévoir ou de congés maladie,
Une expertise spécifique du monde associatif et syndical réunionnais avec plus de cinq ans d'expérience,
Et une autonomie de fonctionnement qui libère le bureau sans le remplacer.
Avec nous, tout avance sans dépendance, sans gestion RH et sans risque.
On a d'ailleurs déjà fait appel à nous pour structurer l'association avant de devenir employeur et embaucher.
Absolument. Kyokai complète les ressources internes, elle ne les remplace en aucun cas.
C'est le cas lorsque vous avez une année qui sera plus intense que les précédentes en terme de projets et d'actions à mener. Ces besoins accrus peuvent découler de l'obtention d'un financement, d'un contexte politico-économique plus tendu ou même d'une situation critique à surmonter. Dans tous les cas, nous veillons à ce que la collaboration se fasse sans encombre. Résultat : tout le monde travaille efficacement, sans surcharge.
Oui, notre cœur d’action est La Réunion, car nous connaissons intimement les acteurs, les institutions et les filières locales.
Nos accompagnements sont pensés pour renforcer la représentativité réunionnaise auprès des décideurs nationaux et pour structurer les filières économiques du territoire. Notre ancrage local est votre meilleur levier d’influence.
Toutefois, nous restons ouverts à des collaborations avec des structures nationales ou ultramarines des secteurs d'activités que nous maîtrisons déjà : maritime, industrialo-portuaire, transport, réseaux d'entrepreneurs, tourisme.
C’est fréquent dans le monde associatif et bien sûr, nous prévoyons tout.
Nous assurons une transmission fluide au nouveau bureau grâce à :
Une documentation complète des actions en cours,
Des dossiers structurés et accessibles,
Un brief personnalisé pour les nouveaux élus.
Ainsi, la continuité est garantie, même en cas de changement de gouvernance.
Chaque accompagnement est contractuellement formalisé avec un crédit temps annuel.
Nous veillons à prioriser les missions les plus importantes et impactantes en fonction afin de ne dépasser en aucun cas le temps prévisionnel dédié.
Le budget annuel de ce crédit temps est lissé et facturé sur douze mois.
Tous les mois, lors de l'envoi de la facture, vous avez une visibilité totale sur l’utilisation de votre crédit-temps avec le récapitulatif des tâches et des missions effectivement réalisées via notre logiciel de suivi (Toggl Track).
Vous gardez tous les outils, documents et process mis en place pendant la mission. Rien n’est perdu.
Si vous décidez de ne pas poursuivre avec Kyokai, nous veillons à ce que la transition soit fluide en assurant la passation avec vos équipes ou votre futur prestataire.
Prendre rendez-vous !